Este é um formato de reunião tentado e testado que pode ser utilizado como ponto de partida para formulares o teu próprio formato de reunião. Esta é apenas uma sugestão de como as regras podem ser ordenadas. Se não tiveres experiência a gerir clubes Agora, sugerimos que comeces com este formato até te tornares mais experiente. Nesta secção, explicamos apenas a ordem geral e os limites de tempo sugeridos, mas não especificamos os detalhes sobre como funciona cada função. Podes obter esta informação no capítulo "Funções da Reunião do Clube". O formato de reunião é essencialmente o mesmo, independentemente de a reunião ser presencial ou online. Antes da Reunião O Promotor da Reunião deve chegar com bastante antecedência face à hora de início da reunião. Ele ou ela deve: Preparar o local - mesas, cadeiras, púlpito, colocação dos símbolos do clube e do Agora, etc. Preparar as ferramentas que o Controlador de Tempos irá utilizar para medir e sinalizar o tempo (cronómetro, cartões com as cores do "semáforo", etc.). Imprimir a agenda. Se aplicável, verifica as luzes, o sistema de som, e o equipamento de projeção. Se o clube tiver equipamento de gravação, monta-o e prepara-o para o efeito. Para as reuniões Online, o Promotor da Reunião deve lançar a reunião pelo menos 15 minutos antes da hora oficial do início. Alguns clubes gozam de uma secção livre de "socialização", que normalmente pode ocupar até 30 minutos antes da reunião e muitas horas após. Materiais Necessários Reuniões Presenciais Para uma reunião presencial, irás necessitar, no mínimo, dos seguintes materiais: Um cronómetro para controlar os tempos dos discursos Alguma forma de assinalar os limites de tempo ao orador. Isto deve ser conseguido através de indicadores verdes, amarelos e vermelhos. Podes usar luzes ou, simplesmente, pedaços coloridos de papel. Formulários de feedback para o público. Todos os elementos do público (até os convidados) podem avaliar cada orador nesses formulários. Podes obter templates personalizáveis para formulários de feedback - como o que abaixo disponibilizamos - do Portal da Marca (www.agoraspeakers.org/brand.jsp) Podes usar o template que fornecemos ou criar o teu próprio. Canetas para o público e (sobretudo) para o Controlador de Tempos e para o Gramático Agendas impressas para a reunião A Palavra do Dia, impressa numa ou em duas folhas de papel, em letras grandes, para que possa ser visto pelos oradores e pelo público à distância. Folhas de papel (ou preferencialmente templates) para o Gramático, o Controlador de Tempos e para o Analista do Discurso. Reunião Online Para Reuniões Online, é bom ter à mão os seguintes links e materiais, no caso de os responsáveis pelas funções se terem esquecido Links para Backgrounds do Zoom que o Controlador de Tempos possa utilizar. Links para o Criador de Material de Comunicação para que o Gramático e o Controlador de Tempos possam gerar os seus templates e backgrounds. Versões PDF pré-geradas de Fichas de Avaliação para cada projeto e função. (Estas podem ser geradas automaticamente a partir da página de cada função e projeto) Um PDF pré-gerado para o Formulário de Feedback Geral que os membros que não são avaliadores possam usar para providenciar feedback aos oradores. Reunião Parte I - Início 1. Por norma, o Promotor da Reunião apela ao silêncio e inicia a reunião, dá as boas-vindas a todos, introduz de forma concisa a pessoa que desempenha a função de líder da reunião nesse dia e cede-lhe o palco. 2. O Presidente da Reunião dá as boas-vindas a todos. Algumas boas práticas que podes ter nesta fase são: Relembrar todos os presentes que devem desligar os seus telemóveis. Nas reuniões Online, além disto, deves pedir aos presentes para desligar quaisquer possíveis fontes de interferência e para fechar a porta da divisão onde se encontram. Relembrar a todos que não devem circular pela sala durante os discursos. Para reuniões Online, relembrar todos os participantes que a segurança e o decoro devem estar sempre presentes. Isto significa que ninguém deve conduzir ou a levar a cabo outras atividades perigosas durante a reunião. Todos devem estar vestidos de forma apropriada e, finalmente, todos devem ter a câmara ligada em todos os momentos. Se houver convidados, providenciar uma introdução geral ao Agora Speakers International e ao clube, ao seu propósito, missão e ao que fazemos, e de que maneira. Um aspeto que vale sempre a pena mencionar aos convidados é o de que a reunião não tem um formato livre mas, pelo contrário, tem uma agenda e uma ordem próprios, que devem ser seguidos, com membros a desempenhar funções concretas, para as quais se voluntariaram previamente. Isto ajuda os convidados a livrar-se rapidamente de ideias pré-concebidas sobre as reuniões Agora. A reunião é dividida em diferentes secções, com diferentes pessoas encarregadas de cada secção. As funções e secções têm objetivos específicos, que estão explanados em detalhe nos materiais online. As funções são voluntárias e todos se podem inscrever para desempenhar uma. As pessoas responsáveis pelas funções mudam a cada reunião - o presidente da reunião hoje é uma pessoa, na próxima reunião será outra. Todos são avaliados para que todos possam progredir e aprender. Por vezes, vale também a pena ressalvar estes aspetos durante a introdução. Se houver convidados, é também uma boa oportunidade para se levantarem e apresentarem ao público. Por norma, o Presidente da Reunião pode também colocar uma simples questão do género "como soubeste de nós?" ou "o que te trouxe cá?", etc. Alguns convidados confundem um convite para se apresentarem com um convite para um discurso de 20 minutos. O Presidente da Reunião deve ser lesto a interromper um discurso que comece a ameaçar tomar toda a reunião. Parte II - A Equipa de Avaliação 3. O Presidente da Reunião dá a palavra ao Controlador de Tempos por 1-2 minutos, que explica a sua função, a importância dos tempos e como funcionam os sinais. 4. O Presidente da Reunião dá a palavra ao Gramático por 1-2 minutos, que explica a sua função e menciona os elementos a que vai estar atento. 5. O Presidente da Reunião dá a palavra ao Analista do Discurso por 1-2 minutos, que explica a sua função, a importância de não usar palavras de preenchimento de pausas e dá alguns exemplos. Em algumas reuniões, as funções de Gramático e de Analista de Discurso são desempenhadas pela mesma pessoa. Além disso, uma delas pode introduzir a "Palavra do Dia". O objetivo da Palavra do Dia é treinar pessoas para serem flexíveis quando falam e se adaptarem às mudanças em vez de aprenderem os discursos de cor. Parte III - Projetos 6. Para cada Projeto, o Presidente da Reunião: Convoca o Avaliador do Discurso para que explique os objetivos do discurso Convida o Orador para proferir o discurso. Dá ao público 1 a 2 minutos para escrever o seu feedback sobre o orador. É recomendado que os projetos sejam ordenados por grau de dificuldade, de modo a evitar que um orador experiente venha antes de um inexperiente. 7. Após a parte dos discursos preparados ter terminado, o Presidente da Reunião dá a palavra ao Líder dos Discursos Improvisados, que prossegue com esta secção. Por norma, esta secção dura 15 minutos, com cada resposta às perguntas difíceis a demorar entre 1 e 2 minutos. Este é um ótimo momento para uma curta pausa, se essa for a prática do clube, uma vez que oferece mais tempo aos avaliadores para terminarem as suas avaliações. Alguns clubes gostam de eleger o melhor orador e a melhor resposta às perguntas difíceis. Esta é também uma boa altura para pedir a todos para votar e para recolher os votos. Se houver uma sessão de voto, deves repetir (e preferencialmente apontar num local visível) os nomes dos oradores e os nomes de todos os participantes na parte dos Discursos Improvisados. Parte IV - Avaliações dos Discursos 8. Quando a secção anterior tiver terminado, o Avaliador da Reunião convoca os Avaliadores do Discurso para apresentarem as suas avaliações, com cada uma a demorar entre 3 e 5 minutos. 9. Quando tiverem terminado todas as Avaliações do Discurso, o Avaliador dos Discursos Improvisados toma a palavra e apresenta o seu relatório. Esta avaliação demora entre 5 e 7 minutos. 10. Opcional. Se o teu clube dispuser de um Avaliador da Atenção dos Ouvintes, aqui seria uma excelente oportunidade para essa função. Parte V - Avaliações Técnicas e Conclusão 11. Após o final da parte anterior, o Analista do Discurso, o Gramático e o Controlador de Tempos apresentam os seus relatórios, entre 1 e 2 minutos cada, normalmente por ordem inversa à sua participação no início da reunião. 12. Por fim, o Avaliador da Reunião apresenta a sua avaliação geral da reunião e dos avaliadores. Esta parte demora, por norma, entre 5 e 7 minutos. 13. O Presidente da Reunião cede o palco a alguém (sobretudo dirigentes do clube) que precisam de fazer anúncios. Esta é uma altura para o Presidente da Reunião perguntar aos convidados como se sentiram na reunião, qual a sua opinião, etc. 14. O Presidente da Reunião cede o palco ao Promotor da Reunião, que encerra a reunião.